1. Introducción
Aflofarm Spain S.LU. (en adelante, «Aflofarm Spain») como entidad con personalidad jurídica, ha habilitado un mecanismo interno para denunciar posibles incumplimientos (Canal Ético) de conformidad con lo establecido en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y anticorrupción, así como las dudas y consultas en relación con la interpretación y aplicación de su Programa de Compliance.
2. ¿Qué se puede comunicar a través del Canal Ético?
− Cualquier incumplimiento del Código Ético y de Conducta o del resto de normativas internas, procesos y controles que integran el Programa de Compliance de Aflofarm Spain.
− Cualquier violación de las leyes aplicables.
− Cualquier contingencia que pueda suponer un riesgo para la reputación de Aflofarm Spain.
− Dudas o consultas en relación con la aplicación del Programa de Compliance.
En todo caso, el contenido de la comunicación deberá estar relacionado con conductas o actos cometidos por los miembros de Aflofarm Spain o colaboradores, proveedores, contratistas, subcontratistas y otros terceros con los que Aflofarm Spain se relacione o vincule profesionalmente.
3. ¿En qué consiste el Canal Ético?
El Canal Ético de Aflofarm Spain consiste en una dirección de correo electrónico especialmente habilitada para tal fin, a través de la siguiente dirección:
4. Principios Esenciales y Garantías del uso y gestión del Canal Ético
- Garantía de confidencialidad: Aflofarm Spain garantiza que (i) la identidad de las personas que realizan una comunicación; (ii) la identidad de cualquier otra persona afectada o mencionada en la comunicación; y (iii) las acciones llevadas a cabo serán confidenciales y no podrán ser divulgadas o comunicadas a personas no autorizadas.
- Anonimato: las comunicaciones podrán realizarse de forma anónima, es decir, sin necesidad de identificarse.
- Sin represalias: Aflofarm Spain no adoptará ningún tipo de represalia o consecuencias negativas hacia las personas que realicen una comunicación de buena fe.
- Gestión de la comunicación de forma diligente e imparcial: la comunicación se tramitará de acuerdo con las exigencias de la Ley 2/2023, de forma objetiva y evitando posibles situaciones de conflictos de intereses. (véase ut infra, Investigaciones Internas).
- Derecho a comunicarse a través de una reunión presencial con el Responsable del Canal ético: deberá realizarse en un plazo máximo de siete (7) días naturales contados a partir de la fecha de su solicitud. En cualquier caso, la reunión presencial debe documentarse (i) mediante una grabación de la conversación o (ii) mediante una transcripción completa y precisa de la conversación. Se podrá escuchar la grabación y/o comprobar, rectificar y aceptar, mediante firma, la transcripción de la conversación.
- Derecho a recurrir ante las Autoridades Independientes (vía externa): se podrán utilizar los cauces externos que las autoridades gubernamentales puedan habilitar a tal efecto, en su caso.
- Derechos en materia de protección de datos personales de conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales y la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
- Otros derechos de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre incumplimientos normativos y de lucha contra la corrupción.
5. Usuarios del Canal Ético
El Canal Ético será accesible a:
- Todos los miembros de Aflofarm Spain, incluidos becarios, voluntarios, empleados en periodo de formación, exempleados y candidatos en un proceso de selección o negociación.
- Accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de una empresa, incluidos los miembros no ejecutivos.
- Contratistas, subcontratistas y proveedores, así como las personas que trabajen para estos.
En relación con los miembros de Aflofarm Spain, se tomarán las siguientes medidas para facilitar un uso efectivo y responsable del Canal Ético:
- Se les informará debidamente de la existencia y finalidad del Canal Ético, su funcionamiento, de los derechos y garantías que les son aplicables, en concreto, la garantía de anonimato o, en su caso, confidencialidad de los datos del comunicador y la garantía de información al afectado, y en especial, de que no podrán sufrir ningún tipo de represalia por parte de Aflofarm Spain siempre que lo utilicen de manera razonable y de buena fe.
- Se les mantendrá informados de su obligación de comunicar, a través del Canal Ético, cualquier incumplimiento normativo del que tengan constancia.
- Se les garantizará en todo momento la máxima confidencialidad, así como el respeto a las disposiciones legales en materia de protección de datos.
- Se les advertirá de que, en caso de un mal uso, quedarán expuestos a posibles sanciones y reclamaciones económicas, tanto disciplinarias como civiles y, eventualmente, penales.
En el momento de incorporar a nuevos miembros en Aflofarm Spain, se les informará debidamente de la existencia del Canal Ético y de su obligación de comunicar los incumplimientos que tuvieran conocimiento. Además, su existencia se recordará en cuantas actividades formativas en materia de ética corporativa y cumplimiento normativo se lleven a cabo en Aflofarm Spain.
Asimismo, para mejorar la sensibilización sobre el Canal Ético, se habilitará un apartado específico en la página web corporativa, en el que se hará público el Código Ético de Aflofarm Spain y se indicará la existencia del Canal Ético.
6. Responsable del Canal Ético
El Responsable del Canal Ético será un órgano colegiado integrado por tres miembros que han sido designados por el órgano de administración de Aflofarm Spain:
- Ángela Pilar Crespo Mínguez (General Manager (CEO))
- José Manuel Deiros (Director/a Financiero (CFO))
- Eva Font Segura (abogada externa)
Este órgano colegiado delega a Eva Font Segura, en su condición de abogada externa, las facultades para la gestión del Canal Ético y la supervisión de los expedientes de investigación.
El Responsable del Canal Ético es el encargado de la gestión del Canal Ético y de impulsar la tramitación diligente de las eventuales investigaciones internas.
Tanto el nombramiento como el cese del Responsable del Canal Ético deberán ser notificados a la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., o, en su caso, a las autoridades u órganos competentes de las comunidades autónomas, en el plazo de diez (10) días hábiles siguientes, especificando, en el caso de su cese, las razones que han justificado el mismo.
El Responsable del Canal Ético debe desarrollar sus funciones de forma independiente y autónoma, y no puede recibir instrucciones de ningún tipo en su ejercicio. Para ello, cuenta con los medios personales y materiales necesarios para llevar a cabo sus funciones.
7. Guía de Uso del Canal Ético
Sin perjuicio de las garantías y derechos descritos en el apartado anterior, resulta importante destacar los siguientes puntos respecto al uso del Canal Ético:
- El Canal Ético está gestionado por el Responsable del Canal Ético, que es la persona encargada de impulsar la gestión del Canal Ético y la tramitación diligente de las investigaciones internas.
- Tendrán acceso a las comunicaciones recibidas a través del Canal Ético: (i) el Responsable del Canal Ético; (ii) el Compliance Officer, si lo hubiera; (iii) en caso de tener que sancionar, el responsable de aplicar dichas sanciones; (iv) en caso de acciones legales, el responsable de ejercitar dichas acciones; (v) en su caso, los encargados del tratamiento que puedan ser designados, como, por ejemplo, asesores o encargados internos o externos; y (vi) en su caso, el delegado de protección de datos.
- El Canal Ético solo podrá ser utilizado para comunicar los hechos o consultas referidos anteriormente (ver punto «¿Qué se puede comunicar a través del Canal Ético?»).
- El mal uso del Canal Ético podrá ser sancionado de acuerdo con el Convenio Colectivo vigente y la legislación laboral aplicable. Por ejemplo, en el caso de comunicar hechos falsos o de mala fe.
- Todos los miembros de Aflofarm Spain están obligados a informar de cualquier incumplimiento del Programa de Compliance o de la legislación aplicable del que tengan conocimiento.
8. Derechos en materia de Protección de Datos Personales
Responsable del tratamiento
- Identidad: Aflofarm Spain S.L.U
- CIF: B04981700
- Domicilio social: Avda. Diagonal, 593-595, 7º 1ª, 08014, Barcelona.
- Email: hola@aflofarm.es
- Teléfono: +34 931 20 54 32
Finalidad del tratamiento
Los datos personales facilitados en la comunicación serán tratados con la finalidad de atender y analizar la comunicación, investigar los hechos comunicados y adoptar las medidas correctoras pertinentes, ya sean disciplinarias o contractuales, para cumplir con la debida diligencia y control de Aflofarm Spain.
Categorías de datos personales
Los datos personales que tratará Aflofarm Spain son aquellos que el informante facilite a través de la comunicación, así como el resto de los datos que puedan ser recabados como consecuencia de la investigación que pueda iniciarse de acuerdo con el procedimiento indicado para el Canal Ético de Aflofarm Spain.
Anonimato y confidencialidad
El informante podrá identificarse, pero también podrá comunicar cualquier hecho de forma anónima. En todo caso, tanto los datos personales como la información serán tratados de forma confidencial.
El informante también podrá identificarse en un momento posterior a la presentación de la comunicación o proporcionar documentación o información adicional en una etapa posterior del proceso.
Las intervenciones de los testigos y de los afectados serán estrictamente confidenciales.
Legitimación del tratamiento
El tratamiento de los datos personales de los interesados por parte de Aflofarm Spain está legitimado sobre la base del interés público (art.6.1.e RGPD) y el cumplimiento de una obligación legal (art.6.1.c RGPD).
Conservación
La información facilitada a través del Canal Ético se conservará durante el tiempo necesario para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados y, en su caso, durante el plazo adicional necesario para cumplir con la normativa legal o interna aplicable.
Los datos personales de la persona que realiza la comunicación y de todas las partes implicadas se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos comunicados, que nunca excederá los tres (3) meses desde el envío de la comunicación. Una vez transcurrido este plazo máximo, sin que se haya iniciado investigación, se procederá a la supresión de los datos personales del Canal Ético, salvo que la finalidad del almacenamiento sea dejar constancia de su funcionamiento.
Si se acreditara que la información facilitada o parte de ella no es veraz, deberá suprimirse inmediatamente tan pronto como se tenga conocimiento de esta circunstancia, salvo que dicha falta de veracidad pueda ser constitutiva de infracción penal, en cuyo caso la información se conservará durante el tiempo necesario durante el cual se esté llevando a cabo el procedimiento judicial.
Comunicación de datos
- Autoridades que puedan intervenir en la investigación o posibles procedimientos judiciales.
- Personas que pueden estar involucradas en la investigación en sí.
- Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado y Tribunales competentes.
- Terceros en los que Aflofarm Spain pueda apoyarse para gestionar el Canal Ético, por ejemplo: plataforma de alojamiento de datos, personas en las que se puede delegar la investigación en detalle, abogados u otro tipo de asesores, entre otros.
Ejercicio de derechos
- Derechos del informante: En cualquier momento, el informante podrá ejercer sus derechos de acceso (a sus propios datos personales, pero no a los de otros posibles participantes o afectados por la investigación), rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad respecto de los datos personales facilitados, por correo postal a la dirección indicada o a la siguiente dirección de correo electrónico: hola@aflofarm.es identificándose como usuario del servicio Canal Ético, dentro de los límites establecidos en la normativa aplicable.
- Derechos de la persona involucrada en los hechos denunciados: Derecho a ser informada en el menor tiempo posible de que se encuentra inmersa en un proceso de investigación, fruto de una comunicación relativa a él o a su actuación. La citada comunicación tendrá el contenido mínimo siguiente y el procedimiento de trámite de la comunicación, así como a toda la información relativa al tratamiento de sus datos enumerada en el apartado anterior. Derecho de acceso a los datos registrados, excepto la identidad del comunicante y los datos personales de otras personas afectadas por el expediente, y derecho de rectificación de los datos personales que sean inexactos o incompletos. Asimismo, tendrá derecho a que se le informe de la resolución o archivo de la alerta, en su caso. Cuando la comunicación a la persona involucrada en los hechos comunicados de que ha sido objeto de una comunicación ponga en peligro la capacidad de Aflofarm Spain para investigar o recopilar pruebas de manera eficaz, por el riesgo de destrucción o alteración de pruebas por parte de la persona afectada por la comunicación, esta podrá retrasar dicho deber de información.
La persona involucrada por los hechos comunicados podrá ejercer otros derechos previstos por la normativa en materia de protección de datos: supresión (de conformidad con los plazos para la conservación de datos personales previstos por la legislación vigente), limitación y portabilidad con respecto a sus datos personales a través de correo postal a la dirección indicada o al correo: hola@aflofarm.es identificándose como afectado por una investigación interna, siempre y cuando ello sea compatible con el buen fin de la mencionada investigación.
En caso de considerar vulnerado su derecho a la protección de datos, cualquiera de ellos, podrá interponer una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).
9. Recepción de las comunicaciones
En caso de recepción de una comunicación, deberá realizarse un acuse de recibo en el plazo de siete (7) días naturales, en el que se informará de lo siguiente:
- La correcta recepción de la comunicación realizada y que se procede a su oportuna tramitación.
- La posibilidad de indicar un domicilio, correo electrónico o lugar seguro a efectos de recibir las notificaciones.
- La garantía de que su identidad será tratada de forma reservada y confidencial, y que no será comunicada a las personas a las que se refieren los hechos relatados ni a terceros.
- La recogida y tratamiento de sus datos personales de acuerdo con lo establecido en la legislación vigente.
- Los canales externos de información ante las autoridades competentes.
- En su caso, la solicitud adicional de información, cuando se estime oportuno.
El Responsable del Canal Ético informará al responsable de Recursos Humanos de la comunicación recibida para que valore posibles infracciones en materia laboral.
En caso de recibir una comunicación por otras vías diferentes al Canal Ético, en la medida de lo posible deberá redirigirse a través del Canal Ético, instando a la persona que haya realizado la comunicación a presentarla a través del Canal Ético. Alternativamente, se podrá ofrecer la posibilidad de mantener una reunión presencial con el Responsable del Canal ético en un plazo de siete (7) días naturales.
En el caso de que la comunicación afectara al Responsable del Canal Ético, este deberá abstenerse de participar y conocer de la eventual investigación y resolución que se lleve a cabo. En este escenario, se dará traslado de la comunicación al Compliance Officer, si lo hubiera, o su eventual investigación y resolución se asignará a un miembro de Aflorfarm Spain o un profesional externo. Asimismo, en caso de que la comunicación afectara al Compliance Officer si lo hubiera, la gestión de la comunicación y su eventual investigación y resolución se asignará a un miembro de Aflorfarm Spain o un profesional externo.
Prohibición de represalias
Quedan expresamente prohibidas toda clase de represalia hacia las personas que realicen una comunicación de buena fe. La prohibición afecta también a los familiares, empleados y otras personas vinculadas a la persona que realice la comunicación.
A estos efectos, tendrán la consideración de represalia, entre otras, las siguientes medidas:
- La suspensión del contrato, despido o extinción de la relación laboral.
- La no renovación o terminación anticipada del contrato de trabajo temporal.
- La terminación anticipada o anulación de contratos de bienes o servicios.
- La imposición de cualquier medida disciplinaria.
- La degradación o denegación de ascensos.
- Cualquier otra modificación sustancial de las condiciones laborales.
- Los daños, incluidos los de carácter reputacional, o pérdidas económicas, coacciones, intimidaciones, acoso.
- La evaluación o referencias negativas respecto al desempeño laboral o profesional.
- La inclusión en listas negras o difusión de información en un determinado ámbito sectorial, que dificulten o impidan el acceso al empleo o la contratación de obras o servicios.
- La denegación o anulación de una licencia o permiso.
- La denegación de formación.
- La discriminación, o trato desfavorable o injusto.
- La amenaza o intención de realizar cualquier de las anteriores medidas.
Análisis preliminar de la información recibida
En caso de que la comunicación se estime relevante, verosímil y mínimamente fundamentada, el Responsable del Canal Ético realizará la tramitación oportuna para investigarla y resolverla.
El Responsable del Canal Ético analizará la verosimilitud de la información recibida y su posible carácter infractor. Cuando se considere necesario, se podrá solicitar la asistencia interna y/o externa necesaria.
De lo contrario, cuando la comunicación se considere inverosímil, sin fundamento, falsa o bien carezca de toda relevancia en cuanto al objeto del Canal Ético, se procederá a su archivo y, en su caso, se redirigirá la comunicación a los departamentos afectados. En todo caso, tanto la comunicación como la correspondiente decisión de archivar se conservarán en los registros que llevará a cabo el Responsable del Canal Ético, procediéndose, no obstante, a suprimir todos los datos personales que incluya la comunicación.
Cuando se considere que la información recibida en la comunicación es insuficiente, se solicitará a la persona que haya realizado la comunicación que realice una ampliación, indicando los aspectos concretos de la información facilitada que deban ser ampliados, a menos que la persona que haya realizado la comunicación haya indicado que no desea mantener ningún otro contacto con la persona u órgano encargado de gestionar la comunicación.
Adicionalmente, el Responsable del Canal Ético podrá instar al Departamento u órgano interno competente la adopción de las medidas necesarias, incluidas, en su caso, las de carácter disciplinario contra la persona o personas que hayan formulado una comunicación de falso contenido, mediando mala fe.
En el caso que las comunicaciones versen sobre posibles situaciones de discriminación o acoso laboral o sexual, las funciones del Responsable del Canal Ético se limitarán exclusivamente a la recepción de dicha comunicación y su acuse de recibo debiendo remitir tal comunicación a la persona responsable de Recursos Humanos, informando de tal extremo a la persona que realice la comunicación.
Ahora bien, el Responsable del Canal Ético deberá mantenerse informado sobre el desarrollo y resolución de tales hechos. Para ello, solicitará un reporte periódico a la persona responsable de Recursos Humanos y conservará en sus registros la información y resolución de los asuntos relacionados con situaciones de discriminación o acoso laboral o sexual, sin perjuicio de guardar también la comunicación recibida en el propio libro-registro del Canal Ético.
Comunicación de hechos delictivos
En caso de recibir una comunicación en la que, tras un breve análisis preliminar para determinar la naturaleza y el alcance de la comunicación, se reportan hechos de contenido presuntamente delictivo, el Responsable del Canal Ético elevará la comunicación de inmediato al órgano de administración correspondiente para que se remita de inmediato la información recibida al Ministerio Fiscal y a la Fiscalía Europea cuando los hechos puedan afectar a intereses financieros de la Unión Europea.
No obstante, antes de dar traslado de esta información al Ministerio Fiscal, se deberá recabar de inmediato el asesoramiento jurídico penal oportuno con el objetivo de salvaguardar los derechos procesales de las personas físicas y jurídicas afectadas.
10. Investigaciones internas
Apertura de la investigación, competencia, responsables y otras cuestiones generales de la investigación
Cuando el Responsable del Canal Ético considere que la comunicación recibida es verosímil y pudiera constituir un incumplimiento, ordenará la apertura de una investigación corporativa interna. En concreto, se abrirá el correspondiente expediente, en el que se dejará constancia de todas las actuaciones realizadas, y al que se adjuntarán las pruebas obtenidas. Se informará a la persona responsable de Recursos Humanos para determinar el plazo de posibles sanciones disciplinarias.
La investigación será promovida por el Responsable del Canal Ético, que designará a la persona o equipo encargado de la investigación. En este sentido, el nombramiento de la persona o equipo encargado de la investigación se hará constar por acuerdo en el acta correspondiente.
En todo caso, todas las personas que participen o tengan conocimiento de los hechos o de la investigación serán informadas de su deber de secreto y de la necesidad de mantener en todo momento la máxima confidencialidad y cumplimiento de la normativa de protección de datos.
En el caso de contratarse a u profesional externo, este implementará las medidas de seguridad para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad del Canal Ético, de forma que no pueda ser manipulado y no pueda quedar indisponible en ningún momento.
Asimismo, debe garantizarse que el profesional externo contratado ofrezca las garantías adecuadas de respeto a la independencia, confidencialidad, protección de datos y secreto de las comunicaciones.
El responsable de la investigación abrirá el expediente correspondiente, en el que se dejará constancia documental de todas las actuaciones realizadas, y al que se adjuntarán las pruebas obtenidas. A tal efecto, se asignará un número de expediente.
El Responsable del Canal Ético determinará el plazo en el que debe llevarse a cabo la investigación. Para ello, lo deberá acordar previamente con la persona responsable de Recursos Humanos, teniendo en cuenta la prescripción de las faltas, es decir, se observará lo dispuesto en el artículo 60.2 del Estatuto de los Trabajadores sobre la prescripción de las faltas, así como lo dispuesto en el Convenio Colectivo aplicable.
Este plazo no excederá de tres (3) meses y solo podrá prorrogarse mediante autorización del Responsable del Canal Ético por un periodo adicional de tres (3) meses en casos de especial complejidad.
No obstante, cuando la comunicación afecte al Responsable del Canal Ético, las decisiones relativas a la promoción y ejecución de la investigación interna serán llevadas a cabo por otro miembro de Aflofarm Spain o por un profesional externo, informándose al órgano de dirección correspondiente.
La persona encargada de la investigación dispondrá de los recursos materiales y humanos que considere necesarios y tendrá acceso a toda la información relativa a la comunicación objeto de investigación. A tal efecto, tendrán acceso a todas las instalaciones de Aflofarm Spain y, con las debidas garantías, a los instrumentos y lugares de trabajo de las personas investigadas, que serán debidamente informadas de esta posibilidad, siempre que no existan medidas menos invasivas e igualmente eficaces.
En el curso de la investigación, se respetarán todos los derechos de los trabajadores en virtud del ordenamiento jurídico vigente y se les informará de la investigación y de sus derechos tan pronto como el transcurso de la investigación lo permita. El Responsable del Canal Ético velará por el respeto de estas garantías y facilitará a los responsables de la investigación el asesoramiento jurídico necesario a tal efecto. Además, se deben respetar en todo momento las normas sobre protección de datos personales.
Durante la investigación, podrá hacer uso de todos los medios legales para esclarecer los hechos. Entre ellas se encuentran las entrevistas, el examen de documentación de cualquier tipo y en cualquier soporte que pueda ser de utilidad para la investigación, así como la recuperación y análisis de la información contenida en soportes informáticos utilizando herramientas de software y hardware que preserven la integridad de las pruebas. Se advertirá a los miembros de Aflofarm Spain que el material informático del que dispongan podrá ser inspeccionado en cualquier momento por Aflofarm Spain, de conformidad con lo establecido en la normativa y jurisprudencia vigente en cada momento.
Una vez finalizada la investigación corporativa interna, el Responsable del Canal Ético presentará un informe final escrito con las conclusiones alcanzadas, de acuerdo con el contenido que se expone a continuación.
Planificación de la investigación
Toda investigación debe llevarse a cabo de forma independiente y sin ningún conflicto de intereses por parte de las personas implicadas.
El responsable de la investigación planificará la investigación con el objetivo de esclarecer los hechos e identificar a los responsables. A tal fin, planificará los principales hitos y medidas que deban adoptarse en el marco de la investigación.
Tanto el responsable de la investigación como cualquier otro investigador designado planificarán la investigación con el objetivo de esclarecer los hechos e identificar a los responsables. Dicha planificación puede incluir los siguientes elementos:
- Identificar la legislación, protocolos, procedimientos o normativa interna afectada, así como los riesgos reputacionales, económicos, financieros o legales que puedan derivarse de su incumplimiento.
- Identificar toda la información y documentos que puedan ser relevantes y cuya revisión se considere útil para el investigador (correos electrónicos, páginas web, soportes audiovisuales de vigilancia y seguridad de la entidad, listados de asistentes, contraseñas o dispositivos electrónicos de seguridad, soportes contables, etc.). Antes de acceder a cualquier documento que no sea estrictamente profesional y que pueda contener contenido personal, el investigador deberá solicitar la aprobación de la persona responsable de Recursos Humanos, quien, en caso de duda, consultará con los asesores legales de Aflofarm Spain.
- Elaborar un guion del procedimiento de investigación a seguir, así como de las distintas entrevistas con las personas afectadas, incluyendo las preguntas pertinentes, la identificación de los testigos, los aspectos logísticos del procedimiento de entrevista, etc.
- Incluir en el expediente de investigación toda la información que pueda ser de interés en relación con la vida laboral en Aflofarm Spain de la persona investigada (historial laboral, contingencias previas, protocolos, procedimientos y normativas societarias que le sean especialmente aplicables, etc.).
- En la planificación de la investigación siempre se tendrá en cuenta la privacidad de las personas investigadas y la minimización del impacto de la investigación para Aflofarm Spain y para las personas investigadas.
Medidas cautelares
De oficio o a petición, el Responsable del Canal Ético podrá decidir, con la asistencia de la persona responsable de Recursos Humanos, siempre y cuando sea necesario, adoptar las medidas de precaución necesarias para garantizar el éxito de la investigación interna y evitar cualquier consecuencia negativa para Aflofarm Spain o sus grupos de interés.
Dichas medidas pueden incluir, entre otras cosas, la solicitud de expertos informáticos externos o internos, la solicitud de la asistencia de un notario público o la búsqueda de asesoramiento jurídico.
Cuando exista riesgo de destrucción de pruebas, la persona encargada de la investigación podrá solicitar la adopción de las medidas de emergencia que considere necesarias. Entre otras, dichas medidas de emergencia pueden consistir en solicitar la intervención de expertos informáticos externos o internos, solicitar la asistencia de un notario público o solicitar asesoramiento jurídico.
El Responsable del Canal Ético también puede optar por otorgar al miembro investigado una licencia pagada para evitar la destrucción de pruebas por parte del empleado o el entorpecimiento de la investigación interna. Esta licencia será concedida por la persona responsable de Recursos Humanos y, en todo caso, deberá ser justificada.
Desarrollo de la investigación
La investigación incluirá todas aquellas medidas de investigación que sean apropiadas para esclarecer los hechos concretos, las personas responsables y las medidas correctoras que deban adoptarse, en su caso. Se detallan a continuación algunas de las principales diligencias que podrán conformar la investigación:
- Celebración de una entrevista con el comunicante a fin de obtener información sobre la comunicación realizada.
- Declaración de las personas investigadas y de cuantas personas pudieran estar involucradas.
- Realización de cuestionarios y entrevistas confidenciales con testigos o cualesquiera personas que se considere necesarias.
- Recabar cuanta información sea posible a través de la documentación corporativa.
- Si fuera indispensable para el esclarecimiento de los hechos, adoptar medidas de vigilancia a través de detectives o medios informáticos, telemáticos o audiovisuales, siempre que los mismos atiendan a criterios de razonabilidad, idoneidad y proporcionalidad, velando en todo momento por el derecho a la intimidad de la persona investigada y por el derecho al secreto de las comunicaciones.
- Solicitar ayuda externa de otros profesionales.
- Cualesquiera otras diligencias que el investigador estime necesarias para el esclarecimiento de los hechos.
A iniciativa propia, o a instancia del encargado de la investigación, el Responsable del Canal Ético adoptará las medidas de diligencia que estime necesarias. En todo caso, las medidas que decida adoptar deberán ser proporcionales y lo menos invasivas o restrictivas.
En todo caso, deberá respetarse la presunción de inocencia y el derecho al honor a la persona/s afectada/s por la comunicación.
Procedimiento de audiencia
Durante la fase de investigación, deberá informarse a la/s persona/s afectada/s por la comunicación de las acciones u omisiones que se le/s atribuyen. Además, se le/s informará de su derecho a ser oída/s en cualquier momento.
Dicha comunicación tendrá lugar en el tiempo y forma que se considere adecuado para garantizar el buen fin de la investigación.
Durante dicho trámite, la/s persona/s afectada/s podrá/n alegar aquello que considere/n de interés para su descargo y aportar la documentación que estime/n oportuna.
Ahora bien, en ningún caso podrá informarse a la persona/s afectada/s de la identidad de la persona que haya realizado la comunicación.
Documentación del procedimiento de investigación (libro-registro)
Deberá guardarse un libro-registro con todas las comunicaciones recibidas y las investigaciones y actuaciones realizadas, garantizando siempre la confidencialidad de la información.
Será imprescindible incluir en el expediente la documentación detallada de todo el procedimiento de investigación desarrollado, incluyendo el plan de investigación inicialmente elaborado, todos los documentos que se vayan recabando y actas de las entrevistas que se mantengan y demás medidas adoptadas.
En todas las entrevistas que se practiquen, se tomará nota por escrito de los hechos relevantes de la misma incorporándolas a un acta, que deberá firmarse por todos los comparecientes. Asimismo, se procederá a informar en todas ellas de los extremos que exige la legislación vigente en materia de protección de datos.
Los datos personales relativos a las comunicaciones recibidas y a las actuaciones realizadas solo se conservarán durante el período que sea necesario y proporcionado. En ningún caso podrán conservarse los datos por un período superior a diez (10) años.
Informe final
Una vez finalizadas todas las diligencias de investigación, el Responsable del Canal Ético o, en su caso, el encargado de la investigación elaborará en el plazo más breve posible, sin superar nunca un máximo de treinta (30) días naturales desde la finalización de la investigación, un informe de conclusiones, que contendrá una breve descripción de los siguientes elementos:
- La información más relevante de la comunicación recibida.
- Las medidas de diligencia adoptadas
- Las conclusiones alcanzadas.
En el caso de que la investigación se haya efectuado por un encargado de la investigación, el informe final de investigación será inmediatamente trasladado al Responsable del Canal Ético a menos que involucre o afecte al propio Compliance Officer, si lo hubiera. En este caso, se comunicará directamente al correspondiente órgano de administración.
En todo caso, el informe final de investigación deberá quedar archivado junto con el resto del expediente de investigación.
En caso de entender que la comunicación no está acreditada, el Responsable del Canal Ético ordenará que se archive el expediente, dejando constancia escrita de las razones en las que se basa tal decisión.
Si se entiende que ha existido mala fe en la comunicación, el Responsable del Canal Ético se coordinará con la persona responsable de Recursos Humanos a los efectos de adoptar las medidas disciplinarias o de otro tipo que procedan respecto de quien haya comunicado un hecho falsamente. En ambos casos quedará constancia documental de tales decisiones en los registros de Aflofarm Spain.
Decisiones del Responsable del Canal Ético
A la vista del resultado de la investigación y, en especial, del informe final, el Responsable del Canal Ético decidirá si considera o no acreditados los hechos comunicados, la constitución de un incumplimiento y las personas responsables. Concretamente, deberá adoptar alguna de las siguientes decisiones:
- Instar la práctica de diligencias de investigación adicionales.
- Archivar el expediente por ausencia de prueba suficiente o por carecer los hechos de relevancia a estos efectos, encargándose del archivo del expediente.
- Declarar la comisión de un incumplimiento en Aflofarm Spain, pudiendo comportar la imposición de alguna sanción o la adopción de medida adicional, de acuerdo con lo que se describe en los epígrafes siguientes.
Reacciones corporativas: Imposición de sanciones
En caso de entender que el contenido de la comunicación ha quedado debidamente acreditado, las sanciones que podrán imponerse en cada caso serán las previstas en el Estatuto de los Trabajadores, en el Convenio Colectivo que en cada momento pueda resultar de aplicación, o en el Régimen Disciplinario de Aflofarm Spain.
Tales sanciones requerirán de una comunicación escrita motivada a la persona o personas que se consideren responsables y se graduarán por la persona responsable de Recursos Humanos atendiendo a la gravedad de los hechos cometidos, pudiendo tomarse en consideración circunstancias tales como la reincidencia, el daño o perjuicios causados, las circunstancias de las víctimas, si las hubiere, etcétera.
Debe asegurarse que la toma de decisiones es justa e imparcial.
En el caso de que se deba proceder a la comunicación de una sanción, se otorgará a la persona investigada siete (7) días naturales, a los efectos de que pueda realizar aquellas alegaciones que considere oportunas. Aflofarm Spain dará cuenta a los representantes de los trabajadores de todas las sanciones que se impongan a los miembros de Aflofarm Spain el mismo día que al propio afectado.
La ejecución de estas sanciones se efectuará por la persona responsable de Recursos Humanos, según los cauces previstos en el Convenio Colectivo. Aflofarm Spain dará cuenta a los representantes de los trabajadores de todas las sanciones que se impongan a los miembros del Grupo.
En el caso de que las medidas disciplinarias afectaran a miembros de la Alta Dirección, el resultado de la investigación se elevará, con toda la información disponible, al respectivo órgano de administración.
Con la debida proporcionalidad, las medidas disciplinarias podrán extenderse también a aquellos miembros que, sin haber tomado parte en las irregularidades acreditadas, hayan incumplido su deber de comunicarlas.
En el caso de que, a resultas del hecho comunicado, existan perjudicados distintos de Aflofarm Spain, se adoptarán las medidas oportunas para que puedan repararse en el plazo más breve posible los perjuicios que puedan haberse causado.
Para la adopción de las anteriores decisiones, se podrá recabar el asesoramiento, jurídico o de otro tipo, tanto interno como externo, que se considere necesario, así como se instará a los departamentos u órganos internos competentes para su adopción.
Comunicación de las decisiones
Las decisiones de la persona responsable de Recursos Humanos, en colaboración con el Responsable del Canal Ético, se comunicarán inmediatamente a las personas investigadas y, en caso de que conlleve la imposición de sanciones disciplinarias, se informará a la representación de los trabajadores.
Además, dichas decisiones se comunicarán a los responsables de las personas investigadas. En la comunicación a los responsables de las personas investigadas podrá omitirse cualquier información sobre la naturaleza del procedimiento seguido, de los hechos o de las medidas adoptadas.
Confidencialidad de la información
Toda información recabada o generada en el marco de la investigación, incluidas las diligencias practicadas, el informe final y las decisiones adoptadas, deberá tratarse de forma confidencial y, en la medida de lo posible, se procurará registrarlas de forma anonimizada. Para ello, deberá limitarse el número de personas con acceso a esta información, así como se restringirá su uso y difusión de conformidad con la normativa en materia de protección de datos.
Debe informarse de los resultados de las investigaciones realizadas al respectivo órgano de administración y a la Alta Dirección.
Se conservará toda la documentación que derive de la investigación.
Plazos de conservación de la documentación
En el Canal Ético
| Decisión sobre la procedencia de iniciar una investigación |
Únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos comunicados.
Transcurridos tres (3) meses desde la recepción de la comunicación sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, deberá procederse a su supresión, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema, en cuyo caso únicamente se podrán conservar de forma anonimizada.
Si la información comunicada no fuera veraz, deberá procederse a su inmediata supresión desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia, salvo que pueda constituir un delito, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial.
|
| Tras la decisión sobre la procedencia de iniciar una investigación. |
Tras este plazo máximo de tres (3) meses, los datos se bloquearán (o anonimizarán si no se ha dado curso a la comunicación) durante el plazo de prescripción de las posibles acciones legales (art. 64 Ley 2/2023) en relación con el Canal Ético: – tres (3) años para las sanciones muy graves, – dos (2) años para las sanciones graves. – seis (6) meses para las sanciones leves. |
Fuera del Canal Ético (sistemas de Aflofarm Spain)
Transcurrido el plazo de tres (3) meses desde la recepción de la comunicación, los datos podrán seguir siendo tratados para la investigación de los hechos comunicados, pero no podrán conservarse en el Canal Ético.
Ello no implica que en caso de que la comunicación pueda considerarse fundada y dé lugar a una investigación, los datos deban suprimirse, sino que únicamente se procederá a su supresión del sistema del Canal Ético, pasando a integrarse en los sistemas y registros propios del Responsable del Canal Ético o, en su caso, de la persona responsable de Recursos Humanos, según corresponda.
| Investigación de la comunicación. | Plazo que dure la investigación, que con carácter general no podrá superar los tres (3) meses, y/o duración del procedimiento judicial. |
| Finalizada la investigación de la comunicación. | Tras la conclusión de la investigación y/o procedimiento judicial, los datos deberán permanecer bloqueados durante el periodo de prescripción de las posibles acciones, es decir, se identificarán y reservarán con el fin de impedir su tratamiento excepto para su puesta a disposición de las autoridades competentes. Esto dependerá de los plazos de prescripción de los delitos denunciados, pero nunca podrá ser un plazo superior a diez (10) años. |
11. Entrada en vigor y aplicabilidad
La presente Política de Uso del Canal Ético y Gestión de Investigaciones Internas entrará en vigor el 19 de julio de 2024.
Última actualización: Julio 2024